Eté 2020 : la gestion des congés payés

Tous mes salariés peuvent-ils prendre des congés payés cet été ?

Tous vos salariés, dès lors qu’ils sont présents à l’effectif, peuvent poser des congés payés. En effet, depuis 2012, l’ouverture du droit à congés se fait dès le 1er jour de travail.

Quelle est la durée légale des congés payés ?

Vos salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables (2 jours ouvrés) de congés payés par mois de travail effectif soit 30 jours ouvrables (25 jour ouvrés) par année.

Vos salariés peuvent également, en vertu de dispositions conventionnelles, bénéficier de jours de repos (ex-RTT [lien 1] et jours de repos accordés dans le cadre d’une convention de forfait jours). C’est l’accord collectif en vigueur au sein de votre entreprise qui en détermine le nombre et les règles applicables.

Quand mes salariés peuvent-il poser leurs jours de congés ?

Vos salariés acquièrent et prennent chaque année.

La période de prise des congés est fixée par des dispositions conventionnelles. A défaut, il vous revient de la fixer, après consultation des représentants du personnel.

Dans tous les cas, la période de prise des congés doit au minimum comprendre la période qui s’étend du 1er mai au 31 octobre de chaque année.

Les congés acquis au titre de l’année de référence antérieure doivent être épuisés au 30 avril de l’année en cours, voire le 31 mai dans certaines entreprises.

Une fois acquis, les congés doivent être pris. Votre salarié ne peut pas choisir de les reporter sur l’année suivante ou exiger qu’elles lui soient payées.

Le report de congés d’une année sur l’autre n’est généralement pas admis sauf cas particuliers. Lorsque la durée de travail des salariés est décomptée à l’année, des dispositions conventionnelles (accord d’entreprise ou, à défaut la convention collective) peuvent prévoir que les congés ouverts au titre de l’année de référence puissent faire l’objet de reports jusqu’au 31 décembre de l’année suivant pendant laquelle la période de prise de ces congés a débuté (Code du travail, art. L. 3141-22).

En conséquence, le salarié qui n’a pas pris tous ses jours de congés payés à l’intérieur de la période de prise les perd, sauf si c’est vous, employeur, qui l’avez mis dans l’impossibilité de les prendre.

Rien ne vous empêche, d’un commun accord, de convenir d’un tel report. Mais, sauf accord ou usage encré dans votre entreprise prévoyant un report de ces jours, vous n’êtes donc pas obligé d’accepter une demande de report de congés. Vous ne pouvez pas non plus imposer un report à votre salarié.

Qui fixe la date des congés payés de mes salariés ?

A moins que l’ordre des départs ne résulte d’un accord d’entreprise ou de la convention collective, il vous revient de fixer les dates de départ de vos salariés. Toutefois, vous devez les fixer en respectant les critères d’ordre de départ en congés applicable dans votre entreprise ceux-ci devant notamment être (situation familiale du salarié, ancienneté, etc.).

Vous devez informer les salariés au moins un mois avant leur départ.

Une fois que l’ordre et les dates des départs ont été fixés, vous comme votre salarié, devez les respecter.

Vérifiez les dispositions conventionnelles applicables à votre entreprise car elles peuvent prévoir des dispositions plus favorables (fixation des congés payés d’un commun accord entre salarié et manager par exemple).

Puis-je imposer à mes salariés la prise de congés ou modifier la date de prise dans le cadre de l’épidémie COVID-19 dans un court délai ?

En cette période de pandémie et de conjoncture économique défavorable, vous vous demandez si vous pouvez déroger à la règle du délai de prévenance d’un mois pour imposer ou modifier les dates de congés de vos salariés.

Congés payés : en présence d’un accord d’entreprise

A titre exceptionnel, vous pouvez imposer ou modifier les dates de prise des congés payés, dans la limite de 6 jours ouvrables (soit 5 jours ouvrés), y compris avant l’ouverture de la période de prise des congés payés habituels dans l’entreprise et jusqu’au 31 décembre 2020. Toutefois, pour recourir à cette possibilité vous devez avoir signé un accord d’entreprise (ou un accord de branche) le permettant (ordonnance n° 2020-323 du 25 mars 2020).

Cet accord prévoit notamment le délai applicable pour prévenir vos salariés. Les ordonnances sanitaires ont prévu un délai qui ne peut pas être réduit à moins d’un jour franc.

Cet accord peut également prévoir :

- le fractionnement des congés payés sans que vous soyez tenu de recueillir l’accord du salarié ;

- que les congés accordés ne seront pas forcément simultanés pour les salariés mariés ou pacsés, travaillant tous les deux au sein de votre entreprise.

Attention, ces dispositions ne vous permettent en aucun cas d’imposer à vos salariés de prendre des jours de congés sans solde.

Congé payés : en l’absence d’accord d’entreprise

Si vous n’avez pas signé d’accord collectif pendant la crise sanitaire vous permettant d’imposer ces 6 jours de congés payés, ce sont les dispositions réglementaires ou conventionnelles habituelles qui s’imposent à vous.

La loi prévoit que vous avez la possibilité de modifier les dates de départ en congés déjà planifiés.

Dans un tel cas, vous devez informer le salarié concerné de la modification en respectant le délai de prévenance prévu par les dispositions conventionnelles applicables au sein de votre entreprise (Code du travail, art. L. 3141-15).

A défaut de disposition conventionnelle, vous pouvez modifier les dates de congés en respectant un délai de prévenance d’un mois (Code du travail, art. L. 3141-16).Ce délai peut être raccourci en cas de circonstances exceptionnelles. Toutefois, la pandémie liée au Coronavirus n’a pas clairement été définie comme telle au regard de cette disposition.

Jours de repos, RTT, CET : les règles applicables

Le Gouvernement vous permet également, et ce sans avoir à conclure d’accord d’entreprise, d’imposer ou modifier unilatéralement la prise de jours de repos (RTT, jours de repos prévus par les conventions de forfait) ou de jours présent sur un compte épargne temps (CET), dans une limite de 10 jours maximum, jusqu’au 31 décembre 2020. Pour cela, il faut que l'intérêt de votre entreprise, au vu des difficultés économiques liées à la propagation du Covid-19, le justifie. Dans un tel cas, vous pouvez prévenir vos salariés en respectant un délai au moins un jour franc.

Dans tout autre cas, référez-vous aux dispositions de l’accord collectif applicable à votre entreprise ou au Code du travail.