PASSAGE A LA DSN : Informez vos salariés

Vos salariés doivent par ailleurs être informés de leurs droits d’accès aux données déclarées et de leurs droits de rectification de celles-ci. A cet effet, une fiche d’information est mise à votre disposition sur dsn-info, que vous pouvez par exemple joindre à la fiche de paie de vos salariés le mois suivant votre entrée en DSN. D’autres actions peuvent être envisagées telles qu’une réunion d’information à l’ensemble du personnel ou la publication d’une actualité sur vos médias internes.
Une fois cette démarche accomplie, vous ne devez pas oublier d’informer vos nouveaux salariés. A cet effet, différentes modalités peuvent être appliquées, notamment l’ajout d’un article aux contrats de travail de vos futurs salariés les informant des modalités déclaratives que vous appliquez et des moyens pour eux d’accéder aux données qui les concernent.
EXEMPLE DE TEXTE POUR L’AJOUT D’UN ARTICLE AUX CONTRATS DE TRAVAIL
- - - - - -
Pour satisfaire à ses obligations déclaratives, <_Nom de votre société_> transmet des informations
nominatives auprès des organismes sociaux :
- À l’embauche, la société établit la Déclaration Préalable À l’Embauche auprès de l’URSSAF de <département du salarié> qui transmettra les informations auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du domicile du salarié,
- Chaque mois, ainsi qu’à chaque événement (arrêt de travail, fin de contrat de travail), la société transmet via le dispositif de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) toutes les informations sociales nécessaires à l’exercice des droits du salarié.
Le salarié bénéficie d’un droit d’accès et de rectification des données à caractère personnel, conformément à la loi dite « informatique et libertés », auprès des différents organismes dont il relève en leur adressant directement une demande (adresses à retrouver sur le site dsn-info). Il convient de joindre au courrier le numéro de Sécurité Sociale, le ou les employeurs concernés par la demande et la ou les durée(s) concernée(s), ainsi qu’une photocopie d’un titre d’identité.
Note d'info La Déclaration Sociale Nominative et vous