Rappelons que le dispositif qui visait initialement, dans la loi de finances pour 2016, les logiciels de caisse, de comptabilité et de gestion a été recentré sur les seuls logiciels et systèmes de caisse. De plus, les opérations entre assujettis à la TVA (opérations entre professionnels) et celles des assujettis à la TVA placés sous le régime de la franchise TVA(notamment auto-entrepreneurs) ou qui effectuent des opérations exonérées de TVA ne sont plus concernées.

Mais attention, il convient de ne pas s’arrêter à la dénominationcommerciale du logiciel car :
· Elle peut ne pas être la même que celle retenue par la doctrine fiscale,
· Les logiciels dits de gestion ou de comptabilité peuvent intégrer une fonctionnalité de système de caisse.

Comment se défini un logiciel ou système de caisse pour l’administration fiscale ?

Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis.

Ainsi, les logiciels ou systèmes de caisse dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) ne relèvent pas du champ d’application du dispositif.

En revanche, ceux dans lesquels sont enregistrées les opérations effectuées avec des clients qui ne sont pas assujettis à la TVA (clients particuliers) relèvent du champ d’application du dispositif.
De la même façon, ceux dans lesquels sont enregistrées à la fois les opérations effectuées avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d’application du dispositif.

Par conséquent, il convient de ne pas tenir compte de la qualification du logiciel (de caisse, comptable ou de gestion) en question,mais de retenir sa fonctionnalité de caisse. Ainsi, un logiciel de gestion qui permet l’enregistrement des opérations de ventes ou de prestations de services qui concernent les non assujettis à la TVA (clients particuliers) doit être considéré comme un logiciel ou un système de caisse visé par le dispositif(c'est-à-dire par l’obligation d’être « certifié sécurisé »).

Par ailleurs, il convient également de ne pas s’arrêter sur l’utilisation ou non d’un module enregistrement par une entreprise.

Ainsi, une entreprise du bâtiment peut avoir un logiciel dit multifonctions,type « Devis-Facture », on parle aussi de logiciels« Métiers ». L’entreprise doit s’assurer auprès de son fournisseur si ce logiciel est conforme à la nouvelle réglementation, auquel cas il doit lui remettre une attestation ou certificat dès que cette fonctionnalité est sécurisée dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA. La seule présence d’un système d’enregistrement des encaissements nécessite qu’il soit certifié sécurisé par l’éditeur, quand bien même l’entreprise ne l’utiliserait pas. Si l’entreprise ne possède pas de certificat ou attestation de sécurisation, elle ne doit pas utiliser le logiciel car elles’expose à des sanctions en cas de contrôle.

Enfin, l’administration fiscale vient de publier un arbre décisionnel pour aider les entreprises à répondre à la question« Etes-vous obligé d’avoir un logiciel de caisse sécurisé ? ».

Arbre décisionnel: lien